施工会社や設備メーカーに図面を渡す方法として、メール添付やUSBが今も使われています。これらの方法の問題は、渡した後に図面が更新されたとき、先方が持っている図面が旧版のままになるリスクがあることです。期限付きリンクを使うと、常に最新版を参照させる仕組みを作れます。
メール添付とUSBの問題点 ¶
メールで図面を送ると、受け取った側はそのファイルをローカルに保存します。その後、図面が更新されて新しいファイルを送っても、先方が古いファイルを使い続けるリスクがあります。特に施工現場では、タブレットやノートPCに保存した図面をオフラインで使うことが多く、最新版への更新が徹底されないことがあります。USBも同様の問題を抱えています。
期限付きリンクの仕組み ¶
期限付きリンクは、図面の特定の版に対して発行する閲覧専用のURLです。リンクを受け取った側は、アカウント登録なしにブラウザから図面を開けます。リンクには有効期限と閲覧回数の上限を設定でき、期限が切れると自動的にアクセスできなくなります。図面が更新された場合は、新しい版に対して新しいリンクを発行し、古いリンクを無効化することで、旧版へのアクセスを遮断できます。
アクセス権限の管理 ¶
期限付きリンクは閲覧専用のため、受け取った側は図面をダウンロードできますが、編集や上書きはできません。ダウンロードを禁止したい場合は、リンク発行時にダウンロード不可の設定を選べます。誰がリンクを開いたかは監査ログに記録されるため、「先方が図面を確認したかどうか」を後から確認できます。
切り替えの実際の手順 ¶
メール添付から期限付きリンクへの切り替えは、まず社内のルールとして「外部への図面共有はリンクで行う」と決めることが最初のステップです。次に、既存の取引先に「今後はリンクで図面を送ります」と事前に連絡しておくと、先方の混乱を防げます。Panel Vault9では、リンクの発行は図面の版ページから2クリックで行えます。
外部への図面共有の方法を変えるだけで、旧版図面による施工ミスのリスクを大幅に減らせます。Panel Vault9の外部共有リンク機能はスタータープランから使えます。まずは無料トライアルでお試しください。